報連相とは「報告/連絡/相談」で、
どんな仕事においても非常に必要性の高いビジネスマナーです。
保育現場では職員間のコミュニケーションの重要性が高く、
やり方やコツをおさえた連携方法で、
情報共有を徹底していく事が、円滑に保育を進めるポイントになります。

 

こんばんは!
男性保育士のあつみです。

保育者報連相

さて、保育園のでの仕事は、
他の職員との連携、協力が不可欠です。

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その際に必要になり、
大切にされるコミュニケーションの方法でもあり、
ビジネスマナーでもあるのが、報連相。

この記事では、保育士として仕事をしていく中で、大切な、報連相についてのポイントを記録していきます!

報連相(ホウレンソウ)とは、
報告、連絡、相談のことです。

私も学生の時は、ホウレンソウってなんだよ笑
言い方ダサイな~笑
…とか思ってましたけど、これって本当に、保育の仕事だけでなく、
どんなビジネスでも基本となる、とても大切なことです。

常に意識し、仕事に取り組んでいきましょう!

この記事は、参加した新人保育士の研修セミナーの内容と、
私の経験、リサーチした情報を加筆して、
分かりやすくまとめたものになります。

 

●保育者新人セミナーまとめ!

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■保育園での電話対応マナー

●報告のコツ

報連相の「報」=報告とは?

保育園では、様々な職員がいろんな仕事をしています。

それぞれの役割があり、責任をもって仕事を進めていますが、
園長や主任、学年主任など、まとめ役の職員は、
それぞれの場で起こったことの、
全てを把握しておくことが、責任であり、基本です。

つまり、それぞれの職員からの報告なしでは、責任を全うできません。

職員全員が、上司に報告することが、
義務であり、責任なのです。(本当に大切です!)

トラブルだけでなく、行事や仕事の途中経過や、
結果なども、報告していく必要があります。

催促されてからでは遅い!という意識で臨んでください。
それだけで、上司から自分に向けられる印象が違います。

 

・TPOを心得た報告をする。

TPOとは、

  • 時間(Time)
  • 場所(Place)
  • 場合(Occasion)

    のことを言います。
    つまり、TPOを心得た報告…といのは、

    相手の都合を考えて、タイミングよく報告をする、と言う事です。
    保育現場では特に相手の都合が大切ですが、
    現在進行形でくっそ忙しそうにしている上司に、重要度、優先度の低い報告をしたら、
    相手はどう思うでしょうか?


    ”こんな時にそんな事言われても!”

    と思い、イライラさせてしまう事があります。

     

    ・常にコスト意識をして

    結論は一番最初に報告しましょう!

    なぜなら報告することにも、コストが発生するからです。
    勤務時間も、大切なコストであるので、
    報告は、分かりやすく、手短に。
    しゃべりながら考えて、説明にダラダラと時間がかかってしまうと、
    自分の仕事時間が減るだけでなく、
    相手の仕事時間すら、奪う事になります。

    具体例としては
    報告が急務でない場合は、メモや書置きで残す、など考えましょう。

    これが、コスト意識になります。

     

    ・飛び越し指示への対応の仕方

    飛び越し指示とは?

    自分の直属の上司が居ない時に、それ以外の人から、指示を受けることです。

    保育園や幼稚園の場合だと、序列は、

    園長 > 主任 >(学年主任)> 担任 > 補助

    となりますね。

    例えば、あなたが担任をしている場合。
    この場合は、直属の上司は、主任と言う事になります。

     

    それ以外の人…例えば

    園長から直接指示を受けることを、飛び越し指示と言います。

    飛び越し指示があった場合は、
    もちろん、迅速に仕事に取り組むことも大切ですが、
    一番大事なのは、直属の上司にも、すぐに報告する、と言う事です。

    例:
    例えば、主任が会議で園にいない間に、
    あなたは園長から、仕事を頼まれました。
    この場合は、主任が帰ってきて、報告できる状況になれば、
    真っ先に主任に、”園長から○○という仕事をうけた”と言う事を、
    報告しなければなりません。

    直属の上司は、部下の状況を、常に把握しておく義務があります。
    義務を果たすことが、仕事です。

    あなたの状況を、直属の上司が把握していない…という事は
    上司は、与えられた仕事を、果たせていない、と言う事になります。

    でもそれって、あなたから報告がないと、
    あなたの状況を把握することは、不可能な仕事ですよね。
    それがあなたの義務であり、仕事である、と言う事になります。

    状況は、常にシェア!ですよ!

     

    問題があったら、すぐに報告する事。

    保育園で勤務をしていると、
    失敗やミス、問題は発生してしまうものです。
    そこで大事なのは、すぐに報告し、対策し、
    反省して次に生かすことです。

    ミスや失敗、問題があった事を報告する時には

    問題が起きたら、すぐに上司に報告する事。
    起きてしまったトラブル、ミスやケガは、事実です。

    落ち着いて、ありのままに話して、
    自分のミスや失敗を、素直に謝罪しましょう。

    もちろん、自分以外に原因があるかもしれないですが、言い訳や、責任転嫁は、印象が悪くなります。

    正確な情報として、伝えるに留め、素直に謝罪することが大事です。

     

    どう対応すればいいのかを聞きましょう

    園長や主任など、上司と相談して、被害やミスを、
    最小限にとどめる方法を考え、助けを求めてください。

    そして、自分でも出来る対応、対策を提案してもらいましょう。

     

    おわびとお礼を伝える

    ミスの対応が終わったら、迷惑をかけた上司や先輩、
    同僚などにお詫びとお礼を伝えることを忘れてはいけません。

    普段から、自分が気づかないところで、たくさんフォローしてもらっています。
    常に、周囲の人への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

     

    反省を生かす

    失敗やミスの原因を考え、繰り返さないことが一番大切です!
    ミスをしても、へこんだままじゃ、だめですよ。
    今後、どうしていくかが大事なのですよ。

     

    ・報告内容にミス、間違いがあった場合

    保育園では、何かがあれば報告することが不可欠ですが、
    報告した内容が、間違っていた事に、後で気づいたり、
    仕事を進めていくうちに、報告通りにならなかったりします。

    そんな場合は、まず一番最初に、
    報告に間違いがあった事を謝罪しましょう!

    言い訳や原因も話したくなりますが、上司はそんな事を求めてない事が多いです。

    焦って自分で何とかしようとせずに、被害が大きくならないうちに迅速な報告をしましょう!

    ミスが大きくないうちに報告していれば、
    上司も冷静に物事を考えて、的確な対処法を、提案してくれます
    あなたの報告ひとつで被害も少なく済みますし、いろんな失敗を重ねて、乗り越えることで、スキルアップにもつながります。

    反省を活かして次のステップにしましょう。

     

    ・仕事を効率よく進めるために!中間報告の活用

    中間報告が必要になる場面は…

  • 状況が変わった時
  • 長い期間を要する仕事の時
  • その仕事を終了するメドがついたとき

    こまめな報告が基本です!
    上司は、全体の進捗を知る必要がありますし、
    状況によって、指示や仕事が変わってくるからです。

    なぜなら、保育園というのは、常に全体で、職員全員で動く必要があるからです。

    例えば、中々園全体の行事の準備が進まない…
    制作物が追い付かない…という報告をしっかりとしていれば、
    手隙の保育者をフォローに回してくれることもあります。
    また、あなたの仕事が順調であれば、
    他の保育者の手伝いが出来たり、
    新しい仕事を貰えるかもしれません。

    でも、その指示が出来るのは、あなたの中間報告があってこそです!
    こまめな報告、忘れずにね!

    また、すべての報告は、中間報告であるということを意識してね!
    保育にも、ビジネスにも、終わりはない…という考え方で!

     

    報告をする際に意識すること

  • 指示を出した人は、その都度、
    「報告してください」とは、言わないかもしれないです。
    ですが、今の仕事がどうなったかの結果により、
    業務内容が変わっていくことがあります。
    自分の判断で勝手に進めることなく、積極的に上司に報告をしましょう。

     

  • 報告する内容が多く、時間がかかりそうであれば話の前に必ず、
    「今お時間よろしいですか?」
    「○○の件で報告があるのですが」

    等、相手の都合を、しっかり確認しましょう。
    園長、主任などの業務は、とにかく忙しいです。気遣いは大切ですし、一言添えるだけで、印象もかなり変わりますので、重要ですよ。

     

  • 話しながら考えるのではなく、内容をまとめて起き、
    簡単に簡潔に、報告しましょう。
    また、ミスや、失敗など悪いことほど、迅速な報告が必要です。

     

  • 行事などにおける、長期間にわたる業務は、
    中間報告や、経過などをも、都度、報告する必要があります。

     

  • 必要であれば、報告書も書くといいでしょう。
    とはいっても、報告書…というぐらい、ガチガチなものでなくても、いいかもしれません。
    うちの園では、口頭で報告するのと一緒に、ミスプリントの裏やメモ用紙などに、箇条書で補足的に渡しています。
    そこら辺は、自分の園のフォーマットややり方を守ってみてくださいね。

     

  • 自分の判断で進めたり、解決して、順調に進んでいると思ったことでも、小さなことでも報告しましょう。間違ったまま進めないようにも、ね。

     

     

    ・そのほか、報告の際に意識しておくポイント!

    • 状況が変わった時は 対処法を複数考える習慣をつける
    • 事実の報告だけでなく、発生した問題の解決案と、今後の提案を意識する
    • 相手の目的を推察し、何のための報告かを明確にする

     

    ●連絡のコツ


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    報連相の「連」=連絡とは?

    業務に必要な事や予定している事など、
    こまめに連絡する必要があります。
    報告との違いは、自分から発信するということです。

    確認の連絡は、事実情報共有の第一歩!
    連絡とは、情報を相手に伝えることであり、
    保育現場においては、全員がしっかりと必要な状況を把握しておく事が大事!

    ・連絡を行う際、意識すること

  • 必ず正しい情報を伝える!
    「~~だと思います」とか、自分がよくわかってないのに、連絡ってのはおかしいですしね。
    自分の意見や、気持ちは、連絡とは関係ありません。

     

  • 出来る限り、具体的に伝えこと!
    抽象的なことや、曖昧な事は、連絡とはいいませんし、
    そんな事連絡しても、仕方ないです!

     

  • 悪い情報ほど、早く連絡すること!
    これは、ミスやトラブル報告と、同じ理由です。
    冷静に、性格で的確な判断を受けるために、保育現場では素早い連絡が必要です。

     

  • また、お礼も大切な連絡です。
    相手の邪魔にならないよう、スピーディーに!

     

  • 連絡にも目的があります。
    なぜこの連絡が必要か?と目的意識をもって行動し、伝書鳩で終わらないように。
    また連絡にも順序があり、どこの、誰に、何を先に連絡すべきか、考える。

     

    施設管理者である保育園の園長は、
    園のすべての情報を、知っておく義務があります。
    また、全てを知っていることが、仕事です。

    園長が、知らない事がある…というのは、大問題。
    それは、あなたが連絡しなかった、という事に責任があります。

     

    ●保育者のマナーと常識に特化した情報まとめ!

    記事をまとめるにあたり、参考にした書籍はこちら。

    ビジネスマナー書はいくらでもありますが、
    保育者に特化したものは珍しいです。

    タイトル通り、社会常識だけでなく、
    保育園特有の、保護者対応についてや、
    職場の人間関係を円滑に進める方法などの内容に特化しています。

     

    ●相談のコツ

  • 報連相の「相」=相談とは?

    問題があった時に、判断、解決法に迷った時に相談します。
    自分だけの勝手な判断は、いけません。

    相談をする目的は何か?を考えましょう。それは…

    分からない事や疑問があり質問をしたい時。

    この時が相談する時です。

     

    相談する際に意識すること

    これもTPOが大切です。
    自分の都合だけでなく、相手の状況を見て、
    相談に対応できる余裕のあるなしを考えましょう。
    (相手が忙しそうだったら、メールで相談と面談を併用するのも、一つの方法)

    相談の目的を明確にし、自分なりの考えや意見も準備しておきましょうね。
    何も準備せず、ただ答えを聞きたい…だけだと、上司に失礼です。

    自分の意見や考えや案を持たずに、相談すると、
    こいつは、楽をしようとして、
    答えだけを聞きに来たんだなと思われます。

     

    気を付けること

    自分の相談したい事ばかりを話したくなりますが、相手の話にも耳を傾けましょう!
    また、途中で相手の話を遮ったりするのも、失礼です。

    新しく知った事や、指導内容を記録するための、メモの用意も、忘れずに!

    そして、理解できない点、曖昧な点は、ちゃんともう一度きいてみること!
    これを疎かにして、分からないままにしておくと…

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