報連相とは「報告/連絡/相談」で、
どんな仕事においても非常に必要性の高いビジネスマナーです。
保育現場では職員間のコミュニケーションの重要性が高く、
やり方やコツをおさえた連携方法で、
情報共有を徹底していく事が、円滑に保育を進めるポイントになります。

 

こんばんは!
男性保育士のあつみです。

保育者報連相

さて、保育園のでの仕事は、
他の職員との連携、協力が不可欠です。

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その際に必要になり、
大切にされるコミュニケーションの方法でもあり、
ビジネスマナーでもあるのが、報連相。

この記事では、保育士として仕事をしていく中で、大切な、報連相についてのポイントを記録していきます!

報連相(ホウレンソウ)とは、
報告、連絡、相談のことです。

私も学生の時は、ホウレンソウってなんだよ笑
言い方ダサイな~笑
…とか思ってましたけど、これって本当に、保育の仕事だけでなく、
どんなビジネスでも基本となる、とても大切なことです。

常に意識し、仕事に取り組んでいきましょう!

この記事は、参加した新人保育士の研修セミナーの内容と、
私の経験、リサーチした情報を加筆して、
分かりやすくまとめたものになります。

 

●保育者新人セミナーまとめ!

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■保育園での電話対応マナー

■保育士としての「報告のコツ」

●報連相の「報」=報告とは?

保育園では、様々な職員がいろんな仕事をしています。

それぞれの役割があり、責任をもって仕事を進めていますが、
園長や主任、学年主任など、まとめ役の職員は、
それぞれの場で起こったことの、
全てを把握しておくことが、責任であり、基本です。

つまり、それぞれの職員からの報告なしでは、責任を全うできません。

職員全員が、上司に報告することが、
義務であり、責任なのです。(本当に大切です!)

トラブルだけでなく、行事や仕事の途中経過や、
結果なども、報告していく必要があります。

催促されてからでは遅い!という意識で臨んでください。
それだけで、上司から自分に向けられる印象が違います。

●TPOを心得た報告をする。

TPOとは、

  • 時間(Time)
  • 場所(Place)
  • 場合(Occasion)

のことを言います。
つまり、TPOを心得た報告…といのは、

相手の都合を考えて、タイミングよく報告をする、と言う事です。
保育現場では特に相手の都合が大切ですが、
現在進行形でくっそ忙しそうにしている上司に、重要度、優先度の低い報告をしたら、
相手はどう思うでしょうか?

”こんな時にそんな事言われても!”

と思い、イライラさせてしまう事があります。

●常にコスト意識をして

結論は一番最初に報告しましょう!

なぜなら報告することにも、コストが発生するからです。
勤務時間も、大切なコストであるので、
報告は、分かりやすく、手短に。
しゃべりながら考えて、説明にダラダラと時間がかかってしまうと、
自分の仕事時間が減るだけでなく、
相手の仕事時間すら、奪う事になります。

具体例としては
報告が急務でない場合は、メモや書置きで残す、など考えましょう。

これが、コスト意識になります。

●飛び越し指示への対応の仕方

★飛び越し指示とは?

自分の直属の上司が居ない時に、それ以外の人から、指示を受けることです。

保育園や幼稚園の場合だと、序列は、

園長 > 主任 >(学年主任)> 担任 > 補助

となりますね。

例えば、あなたが担任をしている場合。
この場合は、直属の上司は、主任と言う事になります。

それ以外の人…例えば

園長から直接指示を受けることを、飛び越し指示と言います。

飛び越し指示があった場合は、
もちろん、迅速に仕事に取り組むことも大切ですが、
一番大事なのは、直属の上司にも、すぐに報告する、と言う事です。

例:
例えば、主任が会議で園にいない間に、
あなたは園長から、仕事を頼まれました。
この場合は、主任が帰ってきて、報告できる状況になれば、
真っ先に主任に、”園長から○○という仕事をうけた”と言う事を、
報告しなければなりません。

直属の上司は、部下の状況を、常に把握しておく義務があります。
義務を果たすことが、仕事です。

あなたの状況を、直属の上司が把握していない…という事は
上司は、与えられた仕事を、果たせていない、と言う事になります。

でもそれって、あなたから報告がないと、
あなたの状況を把握することは、不可能な仕事ですよね。
それがあなたの義務であり、仕事である、と言う事になります。

状況は、常にシェア!ですよ!

●問題があったら、すぐに報告する事。

保育園で勤務をしていると、
失敗やミス、問題は発生してしまうものです。
そこで大事なのは、すぐに報告し、対策し、
反省して次に生かすことです。

★ミスや失敗、問題があった事を報告する時には

問題が起きたら、すぐに上司に報告する事。
起きてしまったトラブル、ミスやケガは、事実です。

落ち着いて、ありのままに話して、
自分のミスや失敗を、素直に謝罪しましょう。

もちろん、自分以外に原因があるかもしれないですが、言い訳や、責任転嫁は、印象が悪くなります。

正確な情報として、伝えるに留め、素直に謝罪することが大事です。

★どう対応すればいいのかを聞きましょう

園長や主任など、上司と相談して、被害やミスを、
最小限にとどめる方法を考え、助けを求めてください。

そして、自分でも出来る対応、対策を提案してもらいましょう。

★おわびとお礼を伝える

ミスの対応が終わったら、迷惑をかけた上司や先輩、
同僚などにお詫びとお礼を伝えることを忘れてはいけません。

普段から、自分が気づかないところで、たくさんフォローしてもらっています。
常に、周囲の人への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

★反省を生かす

失敗やミスの原因を考え、繰り返さないことが一番大切です!
ミスをしても、へこんだままじゃ、だめですよ。
今後、どうしていくかが大事なのですよ。

●報告内容にミス、間違いがあった場合

保育園では、何かがあれば報告することが不可欠ですが、
報告した内容が、間違っていた事に、後で気づいたり、
仕事を進めていくうちに、報告通りにならなかったりします。

そんな場合は、まず一番最初に、
報告に間違いがあった事を謝罪しましょう!

言い訳や原因も話したくなりますが、上司はそんな事を求めてない事が多いです。

焦って自分で何とかしようとせずに、被害が大きくならないうちに迅速な報告をしましょう!

ミスが大きくないうちに報告していれば、
上司も冷静に物事を考えて、的確な対処法を、提案してくれます
あなたの報告ひとつで被害も少なく済みますし、いろんな失敗を重ねて、乗り越えることで、スキルアップにもつながります。

反省を活かして次のステップにしましょう。

●仕事を効率よく進めるために!中間報告の活用

中間報告が必要になる場面は…

  • 状況が変わった時
  • 長い期間を要する仕事の時
  • その仕事を終了するメドがついたとき

こまめな報告が基本です!
上司は、全体の進捗を知る必要がありますし、
状況によって、指示や仕事が変わってくるからです。

なぜなら、保育園というのは、常に全体で、職員全員で動く必要があるからです。

例えば、中々園全体の行事の準備が進まない…
制作物が追い付かない…という報告をしっかりとしていれば、
手隙の保育者をフォローに回してくれることもあります。

また、あなたの仕事が順調であれば、 他の保育者の手伝いが出来たり、
新しい仕事を貰えるかもしれません。

でも、その指示が出来るのは、あなたの中間報告があってこそです!
こまめな報告、忘れずにね!

また、すべての報告は、中間報告であるということを意識してくださいね。 
保育にも、ビジネスにも、終わりはない…という考え方で!

●報告をする際に意識すること

  • 指示を出した人は、その都度、
    「報告してください」とは、言わないかもしれないです。
    ですが、今の仕事がどうなったかの結果により、業務内容が変わっていくことがあります。
    自分の判断で勝手に進めることなく、積極的に上司に報告をしましょう。
  • 報告する内容が多く、時間がかかりそうであれば話の前に必ず、
    ・「今お時間よろしいですか?」
    ・「○○の件で報告があるのですが」

    等、相手の都合を、しっかり確認しましょう。
    園長、主任などの業務は、とにかく忙しいです。
    遣いは大切ですし、一言添えるだけで、印象もかなり変わりますので、重要ですよ。
  • 話しながら考えるのではなく、話す内容をまとめておき簡単に簡潔に、報告しましょう。
    また、ミスや、失敗など悪いことほど、迅速な報告が必要です。
  • 行事などにおける、長期間にわたる業務は、
    中間報告や、経過などをも、都度、報告する必要があります。
  • 必要であれば、報告書も書くといいでしょう。
    とはいっても、報告書…というぐらい、ガチガチなものでなくても、いいかもしれません。
    うちの園では、口頭で報告するのと一緒にメモ用紙やふせんなどに、箇条書で補足的に渡しています。
    ただの箇条書のメモであっても、報告を受ける方は、分かりやすいです。
    そこら辺は、自分の園のフォーマットや、やり方を守ってみてくださいね。
  • 自分の判断で進めたり、解決して、順調に進んでいると思ったことでも、小さなことでも報告しましょう。
    間違ったまま進めないようにも、必要ですね。

●そのほか、報告の際に意識しておくポイント!

  • 状況が変わった時は 対処法を複数考える習慣をつける
  • 事実の報告だけでなく、発生した問題の解決案と、今後の提案を意識する
  • 相手の目的を推察し、何のための報告かを明確にする

■保育者における「連絡のコツ」


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●報連相の「連」=連絡とは?

業務に必要な事や予定している事など、
こまめに連絡する必要があります。
報告との違いは、自分から発信するということです。

確認の連絡は、事実情報共有の第一歩!
連絡とは、情報を相手に伝えることであり、
保育現場においては、全員がしっかりと必要な状況を把握しておく事が大事!

●連絡を行う際、意識すること

  • 必ず正しい情報を伝える!
    「~~だと思います」とか、自分がよくわかってないのに、連絡ってのはおかしいですしね。
    自分の意見や、気持ちは、連絡とは関係ありません。
  • 出来る限り、具体的に伝えこと!
    抽象的なことや、曖昧な事は、連絡とはいいませんし、
    そんな事連絡しても、仕方ないです!
  • 悪い情報ほど、早く連絡すること!
    これは、ミスやトラブル報告と、同じ理由です。
    冷静に、性格で的確な判断を受けるために、保育現場では素早い連絡が必要です。
  • また、お礼も大切な連絡です。
    相手の邪魔にならないよう、スピーディーに!
  • 連絡にも目的があります。
    なぜこの連絡が必要か?と目的意識をもって行動し、伝書鳩で終わらないように。
    また連絡にも順序があり、どこの、誰に、何を先に連絡すべきか、考える。

施設管理者である保育園の園長は、
園のすべての情報を、知っておく義務があります。
また、全てを知っていることが、仕事です。

園長が、知らない事がある…というのは、大問題。
それは、あなたが連絡しなかった、という事に責任があります。

●保育者のマナーと常識に特化した情報まとめ!

記事をまとめるにあたり、参考にした書籍はこちら。

保育者のマナーと常識: 保育への心構えができる 保護者が安心できる

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塩谷 香
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ビジネスマナー書はいくらでもありますが、
保育園にお勤めの方であれば、保育者に特化したものを選ぶといいですね!

タイトル通り、社会常識だけでなく、 保育園特有の、保護者対応についてや、
職場の人間関係を円滑に進める方法などの内容に特化しています。

■保育者における「相談のコツ」 

●報連相の「相」=相談とは?

問題があった時に、判断、解決法に迷った時に相談します。
自分だけの勝手な判断は、いけません。

相談をする目的は何か?を考えましょう。それは…

分からない事や疑問があり質問をしたい時。

この時が相談する時です。

●相談する際に意識すること

これもTPOが大切です。
自分の都合だけでなく、相手の状況を見て、
相談に対応できる余裕のあるなしを考えましょう。
(相手が忙しそうだったら、メールで相談と面談を併用するのも、一つの方法)

相談の目的を明確にし、自分なりの考えや意見も準備しておきましょうね。
何も準備せず、ただ答えを聞きたい…だけだと、上司に失礼です。

自分の意見や考えや案を持たずに、相談すると、
こいつは、楽をしようとして、
答えだけを聞きに来たんだなと思われます。

●気を付けること

自分の相談したい事ばかりを話したくなりますが、相手の話にも耳を傾けましょう!
また、途中で相手の話を遮ったりするのも、失礼です。

新しく知った事や、指導内容を記録するための、メモの用意も、忘れずに!

そして、理解できない点、曖昧な点は、ちゃんともう一度きいてみること!
これを疎かにして、分からないままにしておくと…

  • ”相談して話したときに、教えたのに何で知らないんだコイツ”
  • ”せっかく相談に乗ったのに、何もきいてなかったんだな”

なーんて思われちゃいます!
めっちゃ失礼です。

●相談したら必ず結果を報告する

相談に乗ってくれたことのお礼と、相談したことで、どうなったか、しっかりと伝えておきましょうね!

●5W2Hで、状況を整理してから相談する

5W2Hというものは、それぞれの頭文字をとったもので、

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • 誰が(Who)
  • 何を(What)
  • どうする(How)
  • なぜ(Why)
  • いくらで(How Much)

この項目を意識して、整理してから、相談しましょう。

●保育現場においての、コミュニケーション

報連相の最大の目的は、意思疎通だと考えています。
しっかりと報連相を行う事で、職員同士の会話も増えますよね。
それって、コミュニケーションにも繋がり、 上手く回る事で、トラブルもへり、
保育者にとっても、子ども達にとっても、いい環境に繋がると考えています。

自分が意識するだけで、保育環境は、少しずつでも、変わっていくものです。

 

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■関連記事:1年目~2年目の新人保育士スキルアップ研修

■関連記事:職員同士での連携、コミュニケーションの大切さ
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■保育園での電話対応マナー

●愚痴っぽい余談

保育士の最初のうちは、トラブルやミスの報連相が多いと思います。
私のことです
どうしてそうなったか、聞かれることもありますが…
詳しく説明しても、言い訳と取られ、特に年配の方や女性に嫌われる傾向があります。

※特に男性保育士の皆さま!
男性特有の考え方として、理屈で考えがちになってしまうものです…私も。
原因などを筋道立てて分析し、事細かに順序だてて報告しても、 相手をイライラさせるだけです!

理由を聞かれたから、ちゃんと説明しただけなのに…
なんて、心の中では思っていました笑

でも、上司はそんな事を聞きたいのではありません。

長々と言い訳(説明)をするのでなく、
今後何をミスをしないためにどうしていくかを、
具体的に、また簡潔に伝え、反省を活かして頑張る事を伝えましょう!

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