保育士の報告、連絡、相談(ほうれんそう)の重要性と目的とやり方

報連相とは「報告/連絡/相談」で、
どんな仕事においても非常に必要性の高いビジネスマナーです。
保育現場では職員間のコミュニケーションの重要性が高く、
やり方やコツをおさえた連携方法で、
情報共有を徹底していく事が、円滑に保育を進めるポイントになります。
こんばんは!
男性保育士のあつみです。
さて、保育園のでの仕事は、
他の職員との連携、協力が不可欠です。
その際に必要になり、
大切にされるコミュニケーションの方法でもあり、
ビジネスマナーでもあるのが、報連相。
この記事では、保育士として仕事をしていく中で、大切な、報連相についてのポイントを記録していきます!
報連相(ホウレンソウ)とは、
報告、連絡、相談のことです。
私も学生の時は、ホウレンソウってなんだよ笑
言い方ダサイな~笑
…とか思ってましたけど、これって本当に、保育の仕事だけでなく、
どんなビジネスでも基本となる、とても大切なことです。
常に意識し、仕事に取り組んでいきましょう!
この記事は、参加した新人保育士の研修セミナーの内容と、
私の経験、リサーチした情報を加筆して、
分かりやすくまとめたものになります。
●保育者新人セミナーまとめ!
■関連記事:1年目~2年目の新人保育士スキルアップ研修
■関連記事:保育士の第一印象をよくするポイント
■保育園での電話対応マナー
この記事を書いた人

あつみ先生
保育士/幼稚園教諭/保育教諭|現役8年目|今年は0歳児担任|SNSフォロワー累計17000人↑|見てきた子ども達は250人↑|保育士ライター(MAMADAYS/ほいくらいふ等)|書籍出版「保育製作365日/100均知育365日」|30万PV保育士ブロガー|ピンタレスト月間250万PV|離乳食インストラクター4期卒セミナー講師|詳しいプロフィールはこちら
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あつみ先生
保育士/幼稚園教諭/保育教諭|現役8年目|今年は0歳児担任|SNSフォロワー累計17000人↑|見てきた子ども達は250人↑|保育士ライター(MAMADAYS/ほいくらいふ等)|書籍出版「保育製作365日/100均知育365日」|30万PV保育士ブロガー|ピンタレスト月間250万PV|離乳食インストラクター4期卒セミナー講師|詳しいプロフィールはこちら
■保育士としての「報告のコツ」
●報連相の「報」=報告とは?
保育園では、様々な職員がいろんな仕事をしています。
それぞれの役割があり、責任をもって仕事を進めていますが、
園長や主任、学年主任など、まとめ役の職員は、
それぞれの場で起こったことの、
全てを把握しておくことが、責任であり、基本です。
つまり、それぞれの職員からの報告なしでは、責任を全うできません。
職員全員が、上司に報告することが、
義務であり、責任なのです。(本当に大切です!)
トラブルだけでなく、行事や仕事の途中経過や、
結果なども、報告していく必要があります。
催促されてからでは遅い!という意識で臨んでください。
それだけで、上司から自分に向けられる印象が違います。
●TPOを心得た報告をする。
TPOとは、
- 時間(Time)
- 場所(Place)
- 場合(Occasion)
のことを言います。
つまり、TPOを心得た報告…といのは、
相手の都合を考えて、タイミングよく報告をする、と言う事です。
保育現場では特に相手の都合が大切ですが、
現在進行形でくっそ忙しそうにしている上司に、重要度、優先度の低い報告をしたら、
相手はどう思うでしょうか?
”こんな時にそんな事言われても!”
と思い、イライラさせてしまう事があります。
●常にコスト意識をして
結論は一番最初に報告しましょう!
なぜなら報告することにも、コストが発生するからです。
勤務時間も、大切なコストであるので、
報告は、分かりやすく、手短に。
しゃべりながら考えて、説明にダラダラと時間がかかってしまうと、
自分の仕事時間が減るだけでなく、
相手の仕事時間すら、奪う事になります。
具体例としては
報告が急務でない場合は、メモや書置きで残す、など考えましょう。
これが、コスト意識になります。
●飛び越し指示への対応の仕方
★飛び越し指示とは?
自分の直属の上司が居ない時に、それ以外の人から、指示を受けることです。
保育園や幼稚園の場合だと、序列は、
園長 > 主任 >(学年主任)> 担任 > 補助
となりますね。
例えば、あなたが担任をしている場合。
この場合は、直属の上司は、主任と言う事になります。
それ以外の人…例えば
園長から直接指示を受けることを、飛び越し指示と言います。
飛び越し指示があった場合は、
もちろん、迅速に仕事に取り組むことも大切ですが、
一番大事なのは、直属の上司にも、すぐに報告する、と言う事です。
例:
例えば、主任が会議で園にいない間に、
あなたは園長から、仕事を頼まれました。
この場合は、主任が帰ってきて、報告できる状況になれば、
真っ先に主任に、”園長から○○という仕事をうけた”と言う事を、
報告しなければなりません。
直属の上司は、部下の状況を、常に把握しておく義務があります。
義務を果たすことが、仕事です。
あなたの状況を、直属の上司が把握していない…という事は
上司は、与えられた仕事を、果たせていない、と言う事になります。
でもそれって、あなたから報告がないと、
あなたの状況を把握することは、不可能な仕事ですよね。
それがあなたの義務であり、仕事である、と言う事になります。
状況は、常にシェア!ですよ!
●問題があったら、すぐに報告する事。
保育園で勤務をしていると、
失敗やミス、問題は発生してしまうものです。
そこで大事なのは、すぐに報告し、対策し、
反省して次に生かすことです。
★ミスや失敗、問題があった事を報告する時には
問題が起きたら、すぐに上司に報告する事。
起きてしまったトラブル、ミスやケガは、事実です。
落ち着いて、ありのままに話して、
自分のミスや失敗を、素直に謝罪しましょう。
もちろん、自分以外に原因があるかもしれないですが、言い訳や、責任転嫁は、印象が悪くなります。
正確な情報として、伝えるに留め、素直に謝罪することが大事です。
★どう対応すればいいのかを聞きましょう
園長や主任など、上司と相談して、被害やミスを、
最小限にとどめる方法を考え、助けを求めてください。
そして、自分でも出来る対応、対策を提案してもらいましょう。
★おわびとお礼を伝える
ミスの対応が終わったら、迷惑をかけた上司や先輩、
同僚などにお詫びとお礼を伝えることを忘れてはいけません。
普段から、自分が気づかないところで、たくさんフォローしてもらっています。
常に、周囲の人への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。
★反省を生かす
失敗やミスの原因を考え、繰り返さないことが一番大切です!
ミスをしても、へこんだままじゃ、だめですよ。
今後、どうしていくかが大事なのですよ。
●報告内容にミス、間違いがあった場合
保育園では、何かがあれば報告することが不可欠ですが、
報告した内容が、間違っていた事に、後で気づいたり、
仕事を進めていくうちに、報告通りにならなかったりします。
そんな場合は、まず一番最初に、
報告に間違いがあった事を謝罪しましょう!
言い訳や原因も話したくなりますが、上司はそんな事を求めてない事が多いです。
焦って自分で何とかしようとせずに、被害が大きくならないうちに迅速な報告をしましょう!
ミスが大きくないうちに報告していれば、
上司も冷静に物事を考えて、的確な対処法を、提案してくれます。
あなたの報告ひとつで被害も少なく済みますし、いろんな失敗を重ねて、乗り越えることで、スキルアップにもつながります。
反省を活かして次のステップにしましょう。
●仕事を効率よく進めるために!中間報告の活用
中間報告が必要になる場面は…
- 状況が変わった時
- 長い期間を要する仕事の時
- その仕事を終了するメドがついたとき
こまめな報告が基本です!
上司は、全体の進捗を知る必要がありますし、
状況によって、指示や仕事が変わってくるからです。
なぜなら、保育園というのは、常に全体で、職員全員で動く必要があるからです。
例えば、中々園全体の行事の準備が進まない…
制作物が追い付かない…という報告をしっかりとしていれば、
手隙の保育者をフォローに回してくれることもあります。
また、あなたの仕事が順調であれば、 他の保育者の手伝いが出来たり、
新しい仕事を貰えるかもしれません。
でも、その指示が出来るのは、あなたの中間報告があってこそです!
こまめな報告、忘れずにね!
また、すべての報告は、中間報告であるということを意識してくださいね。
保育にも、ビジネスにも、終わりはない…という考え方で!
●報告をする際に意識すること
- 指示を出した人は、その都度、
「報告してください」とは、言わないかもしれないです。
ですが、今の仕事がどうなったかの結果により、業務内容が変わっていくことがあります。
自分の判断で勝手に進めることなく、積極的に上司に報告をしましょう。 - 報告する内容が多く、時間がかかりそうであれば話の前に必ず、
・「今お時間よろしいですか?」
・「○○の件で報告があるのですが」
等、相手の都合を、しっかり確認しましょう。
園長、主任などの業務は、とにかく忙しいです。
気遣いは大切ですし、一言添えるだけで、印象もかなり変わりますので、重要ですよ。 - 話しながら考えるのではなく、話す内容をまとめておき簡単に簡潔に、報告しましょう。
また、ミスや、失敗など悪いことほど、迅速な報告が必要です。 - 行事などにおける、長期間にわたる業務は、
中間報告や、経過などをも、都度、報告する必要があります。 - 必要であれば、報告書も書くといいでしょう。
とはいっても、報告書…というぐらい、ガチガチなものでなくても、いいかもしれません。
うちの園では、口頭で報告するのと一緒にメモ用紙やふせんなどに、箇条書で補足的に渡しています。
ただの箇条書のメモであっても、報告を受ける方は、分かりやすいです。
そこら辺は、自分の園のフォーマットや、やり方を守ってみてくださいね。 - 自分の判断で進めたり、解決して、順調に進んでいると思ったことでも、小さなことでも報告しましょう。
間違ったまま進めないようにも、必要ですね。
●そのほか、報告の際に意識しておくポイント!
- 状況が変わった時は 対処法を複数考える習慣をつける
- 事実の報告だけでなく、発生した問題の解決案と、今後の提案を意識する
- 相手の目的を推察し、何のための報告かを明確にする
■保育者における「連絡のコツ」
●報連相の「連」=連絡とは?
業務に必要な事や予定している事など、
こまめに連絡する必要があります。
報告との違いは、自分から発信するということです。
確認の連絡は、事実情報共有の第一歩!
連絡とは、情報を相手に伝えることであり、
保育現場においては、全員がしっかりと必要な状況を把握しておく事が大事!
●連絡を行う際、意識すること
- 必ず正しい情報を伝える!
「~~だと思います」とか、自分がよくわかってないのに、連絡ってのはおかしいですしね。
自分の意見や、気持ちは、連絡とは関係ありません。 - 出来る限り、具体的に伝えこと!
抽象的なことや、曖昧な事は、連絡とはいいませんし、
そんな事連絡しても、仕方ないです! - 悪い情報ほど、早く連絡すること!
これは、ミスやトラブル報告と、同じ理由です。
冷静に、性格で的確な判断を受けるために、保育現場では素早い連絡が必要です。 - また、お礼も大切な連絡です。
相手の邪魔にならないよう、スピーディーに! - 連絡にも目的があります。
なぜこの連絡が必要か?と目的意識をもって行動し、伝書鳩で終わらないように。
また連絡にも順序があり、どこの、誰に、何を先に連絡すべきか、考える。
施設管理者である保育園の園長は、
園のすべての情報を、知っておく義務があります。
また、全てを知っていることが、仕事です。
園長が、知らない事がある…というのは、大問題。
それは、あなたが連絡しなかった、という事に責任があります。
●保育者のマナーと常識に特化した情報まとめ!
記事をまとめるにあたり、参考にした書籍はこちら。
ビジネスマナー書はいくらでもありますが、
保育園にお勤めの方であれば、保育者に特化したものを選ぶといいですね!
タイトル通り、社会常識だけでなく、 保育園特有の、保護者対応についてや、
職場の人間関係を円滑に進める方法などの内容に特化しています。
■保育者における「相談のコツ」 
●報連相の「相」=相談とは?
問題があった時に、判断、解決法に迷った時に相談します。
自分だけの勝手な判断は、いけません。
相談をする目的は何か?を考えましょう。それは…
分からない事や疑問があり質問をしたい時。
この時が相談する時です。
●相談する際に意識すること
これもTPOが大切です。
自分の都合だけでなく、相手の状況を見て、
相談に対応できる余裕のあるなしを考えましょう。
(相手が忙しそうだったら、メールで相談と面談を併用するのも、一つの方法)
相談の目的を明確にし、自分なりの考えや意見も準備しておきましょうね。
何も準備せず、ただ答えを聞きたい…だけだと、上司に失礼です。
自分の意見や考えや案を持たずに、相談すると、
こいつは、楽をしようとして、
答えだけを聞きに来たんだなと思われます。
●気を付けること
自分の相談したい事ばかりを話したくなりますが、相手の話にも耳を傾けましょう!
また、途中で相手の話を遮ったりするのも、失礼です。
新しく知った事や、指導内容を記録するための、メモの用意も、忘れずに!
そして、理解できない点、曖昧な点は、ちゃんともう一度きいてみること!
これを疎かにして、分からないままにしておくと…
- ”相談して話したときに、教えたのに何で知らないんだコイツ”
- ”せっかく相談に乗ったのに、何もきいてなかったんだな”
なーんて思われちゃいます!
めっちゃ失礼です。
●相談したら必ず結果を報告する
相談に乗ってくれたことのお礼と、相談したことで、どうなったか、しっかりと伝えておきましょうね!
●5W2Hで、状況を整理してから相談する
5W2Hというものは、それぞれの頭文字をとったもので、
- いつ(When)
- どこで(Where)
- 誰が(Who)
- 何を(What)
- どうする(How)
- なぜ(Why)
- いくらで(How Much)
この項目を意識して、整理してから、相談しましょう。
●保育現場においての、コミュニケーション
報連相の最大の目的は、意思疎通だと考えています。
しっかりと報連相を行う事で、職員同士の会話も増えますよね。
それって、コミュニケーションにも繋がり、 上手く回る事で、トラブルもへり、
保育者にとっても、子ども達にとっても、いい環境に繋がると考えています。
自分が意識するだけで、保育環境は、少しずつでも、変わっていくものです。
■新人保育者研修セミナーリンク
■関連記事:1年目~2年目の新人保育士スキルアップ研修
■関連記事:保育士の第一印象をよくするポイント
■保育園での電話対応マナー
●愚痴っぽい余談
保育士の最初のうちは、トラブルやミスの報連相が多いと思います。
私のことです
どうしてそうなったか、聞かれることもありますが…
詳しく説明しても、言い訳と取られ、特に年配の方や女性に嫌われる傾向があります。
※特に男性保育士の皆さま!
男性特有の考え方として、理屈で考えがちになってしまうものです…私も。
原因などを筋道立てて分析し、事細かに順序だてて報告しても、 相手をイライラさせるだけです!
理由を聞かれたから、ちゃんと説明しただけなのに…
なんて、心の中では思っていました笑
でも、上司はそんな事を聞きたいのではありません。
長々と言い訳(説明)をするのでなく、
今後何をミスをしないためにどうしていくかを、
具体的に、また簡潔に伝え、反省を活かして頑張る事を伝えましょう!
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